招标与投标实质上是一种买和卖的行为，只不过这种买与卖完全遵循着公开、公平和公正的原则，按着法律规定的程序和要求进行 , 这与传统的物资采购相比，无论从采购的管理思想还是采购方式都有很大的不同。对于招标方来说，采购的所有要求和条件完全体现在招标文件之中，这些要求和条件就是评标委员会衡量投标方能否中标的依据，除此之外不允许有额外的要求和条件。而对于投标方来说，必须完全按照招标文件的要求来编写投标文件，如果投标方没有按照招标文件的要求对招标文件提出的要求和条件作出响应，或者作出的响应不完全，或者对某些重要方面和关键条款没有作出响应，或者这种响应与招标文件的要求存在重大偏差，这些都可能导致投标方投标失败。例如某招标文件确定投标有效期为 90 天，而有的投标企业并没有响应，在投标文件中却明确自己的投标有效期为 60 天。这样既使你的投标文件做的再出色，其他方面的承诺再好，仅此一条就在评标开始前的符合性检查中被淘汰出局了。
《中华人民共和国招标投标法》规定，“投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应”。有关主管部门也对不响应实质性要求和条件的投标作为废标处理作出了若干具体规定。因此投标企业在编制投标文件时，一定先认把招标文件中提出的所有实质性要求和条件是什么搞清楚，并在投标文件中一一作出响应。
这里所谓“实质性”要求和响应，是指投标文件所提供的有关资格证明文件、提交的投标保证金、技术规范、合同条款等要与招标文件要求的条款、条件和规格相符，并且没有重大偏差。目前在国际招标方面，外经贸部对没有对招标文件作出实质性响应而应予废标的有关方面问题做出的规定主要有：
1 ） 投标人未提交投标保证金或金额不足、保函有效期不足、投标保证金形式或出证银行不符合招标文件要求；
2 ）超出经营范围投标；
3 ）资格证明文件不全；
4 ）投标文件无法人代表签字，或签字无法人代表有效委托书；
5 ）业绩不满足招标文件要求；
6 ）投标有效期不足；
7 ）不满足技术规格书中主要参数和超出偏差范围。
对投标文件中的重大偏差问题，国家计委等七部委于 2001 年 7 月 5 日联合发布的《评标委员会和评标方法暂行规定》对投标文件中重大偏差的认定作了进一步解释：
• 没有按照招标文件要求提供投标担保或者所提供的投标担保有瑕疵；
• 投标文件没有投标人授权代表签字和加盖公章；
• 投标文件载明的招标项目完成期限超过招标文件规定的期限；
• 明显不符合技术规范、技术标准的要求；
• 投标文件载明的货物包装方式、检验标准和方法等不符合招标文件的要求；
• 投标文件附有招标人不能接受的条件；
• 不符合招标文件中规定的其他实质性要求。
《规定》明确投标文件有上述情况之一的，为未能对招标文件作出实质性响应，属重大偏差，应作废标处理。
投标企业应当特别注意，在规范的招标投标活动中，对技术、商务等方面的重要条款在招标文件中都是加注“ * ”号，若其中一条不满足将导致废标。出此以外，对于那些投标文件中虽存有漏项、技术信息和数据不完整以及某些内容含义不明确等方面的问题，而这些问题又不影响对招标文件的实质性响应，评标委员会是允许投标人在评标结束前予以补正，一般都是安排在询标阶段进行。但是补正这些遗漏和不完整不允许对其他投标人造成不公平的结果。
在实际操作中，投标企业在对招标文件的实质性响应方面，还要注意把握好以下几点：
• 投标截止时间和投标文件送达 。为了保证公平竞争，《招标投标法》规定，投标人应当在提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点，对投标截止时间后送达的，招标人应当拒收。如某招标文件规定投标截止期为某日上午 10 时，那么投标文件就必须在 10 时以前送达招标方，否则投标文件不于接受。如果仅仅因为迟交了几分钟，企业所做的一切投标努力都白费了，这岂不是太可惜了吗？因此，投标企业在派人送交或邮寄递交投标文件时，要充分考虑到送交过程中发生飞机误点、交通阻塞等意外情况，以免因此而延误投标时间，一定要留有充足的时间，保证按时送达指定地点。
• 投标文件的修改和撤消 。《招标投标法》明确，在提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改、或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。由于对招标文件具体条款、内容的误解或遗漏，或者由于市场情况的变化等原因，投标企业在投标截止时间前对投标文件做必要的补充、修改，甚至撤回投标文件，法律上是允许的，投标截止时间以后，是不允许对投标文件做任何修改的，更不能撤回。补充或修改的内容都是投标文件的组成部分。
• 投标人的资格证明文件 。《招标投标法》明确，国家有关规定中对投标人资格条件或者招标文件中对投标人资格条件有规定的，投标人应当具备规定的资格条件。资格证明文件是招标人和评标委员会评价投标人是否是合格投标人的重要依据。资格证明文件主要是指诸如制造商的资格证明、企业营业执照、企业资质证明和业绩证明、企业法人证明、银行资信证明、特种产品生产的许可证等文件。对于不同的招标项目，招标人对投标人提交资格证明文件细目的要求，可能不完全一样。投标人必须按照招标文件的要求提供所有的资格证明文件，不能有漏项。资格证明文件不全的投标将有可能被废标。
• 投标有效期 。所谓投标有效期，是指投标文件对招标文件做出的所有响应和承诺在投标截止时间后的一段时间内都是有效的和不可变更的。在招标文件的投标资料表中都明确本次招标的投标有效期时间。如招标文件规定投标有效期为 90 天，就是说投标文件中的所有响应和承诺在这 90 天内是有效的和不能反悔的。在目前的国际招标中，外经贸部规定，“投标有效期不满足要求的投标将被视为非响应性投标而予以拒绝”。设立投标有效期的目的是为了保证招标投标活动的顺利进行，从而保护大多数投标人免受损害。
按一般程序，投标截止后开始开标活动到评标结束，不太复杂的国际招标项目大体需要 15 天左右时间；评标报告形成后需要上报政府主管部门进行 10 天的网上公示，在公示期内如无投诉和质疑则予以批复；招标方接到批复后即向中标人发出中标通知书，中标人收到中标通知书后 30 天内，按照招标文件和中标人的投标文件签定合同，同时提交履约保证金或保函。如果中标人不能提交履约保证金或保函，招标方可以把合同授于排序第二的中标候选人，或重新招标。由此看出，投标有效期即是为了保证投标截止时间到中标人提交履约保证金或保函的正个招标投标过程正常结束时所需要的时间。
在投标有效期内，投标企业不能因为市场变化等原因改变投标文件中的某些承诺或撤回投标文件，否则投标保证金将被没收；由于某些特殊原因，在原投标有效期截止之前，如招标人要求投标人延长投标有效期时，投标人可以同意也可以不同意延长，如果不同意延长，投标保证金不会被没收；如果中标人接到中标通知书后在规定的时间内不与招标方签定合同或不按规定提交履约保证金或保函，招标方可以取消该中标决定，并没收其投标保证金。
5 、 投标保证金 。为了防止投标人在投标有效期内随意撤回自己的投标文件，或者反悔对招标文件所作出的响应和承诺，从而影响招标工作和对其他投标人带来损害，招标文件中都明确投标人要提交投标保证金。在国际招标中，外经贸部规定委托招标金额在 200 万美元及以下的，其保证金为委托招标金额的 2% ；委托招标金额在 200 万美元以上的，其超过 200 万美元部分保证金不得超过委托招标金额的 1% 。保证金的出具形式，应按照招标文件的要求出具，其有效期应超过投标有效期 30 天。凡是没有提交投标保证金或投标保证金的有效期不满足招标文件要求的，都将被视为非响应性投标而予以拒绝。
• 投标价格 。所有的招标人都希望通过招标采购到质优价廉的物品，而所有的投标人不仅希望自己能中标，而且中标后又有一定的利润率。因此，在满足招标文件实质性要求的前提下，价格因素是评价中标与否的决定因素之一。在确定投标报价时，有的企业以为自己是龙头老大，也有的认为自己的产品好，既使投标价格高一些也能中标；还有的投标企业有意把投标报价定的高一些，留出了与招标人讨价还价的余地。所有这些都大大降低了中标的可能性。招标采购与其他采购方式在价格方面的根本区别就是前者有法律规定，其操作具有规范性要求，即招标投标活动必须按照国家和有关招标主管部门的规定进行。评标时，评标委员会是按照《招标投标法》规定的两种中标条件进行评标的，即获得最佳综合评价标准或经评审的投标价格最底。对第一种评价标准，一般是对价格因素和非价格因素，按照招标文件中规定的评价办法，采取折算为货币的方法或打分的方法予以量化或其他的方法，从而综合评估出能够最大限度满足招标文件中规定的各项综合评价标准为中标者；对第二种评价标准，招标文件中都规定出了评标价格调整方法，评标委员会根据这个价格调整方法，对所有投标的投标报价以及投标文件中允许的技术和商务偏差作必要的价格调整。由此计算出的评标价为最终评标价，最终评标价最低的为中标者。实际上，如果招标采购的是简单商品，则投标报价最低的可能就是中标者；如果招标采购的是复杂的商品，投标报价最低的并不一定就是中标者。所以投标人能够确定出极具竞争力的投标价格并不是一件容易的事。
《招标投标法》禁止招标人与投标人在确定中标人前就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判，这就是说在开标后对投标报价既不允许更改，也不允许讨价还价，也就是所谓的“一口价”。此外，如果以可调整的价格进行投标，其投标文件将作为非响应性投标而予以拒绝；投标报价中单价计算的结果与总价不一致的，以单价为准修改总价，如果投标人不接受对其错误的更正，其投标将被拒绝；评标委员会如果认定投标人以低于成本报价竞争时，其投标将被作为废标处理。